E ARSIP : SIMPEL DAN DIBUTUHKAN
Perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mengubah gaya hidup seseorang dan organisasi. Faktor mobilitas menjadi alasan orang untuk menjadikan pekerjaan lebih efektif dan efesien, sehingga muncul sistem elektronik, seperti e mail, e commerce, e procurement, e arsip, e document, e ktp, e filing, e kinerja, e laporan, e jurnal, dan lainnya.
Demikian juga, dalam perkembangan administrasi (manajemen) perkantoran mengalami pergeseran paradigma, yakni dari tradisional ke modern, sebagaimana konsep manajemen perkantoran modern yang disampaikan oleh Sukoco (2007) dan Doni & Agus (2012).
Dalam manajemen perkantoran modern dikenal sistem elektronik arsip (E Arsip). Berawal dengan menggunakan komputer yang dikelola melalui file dan folder. Kemudian, dikembangkan melalui program yang difasilitasi oleh microsoft seperti excel, access,php mysql, atau delphi.
Jika kita mencari program open source mengenai arsip, maka kecenderungan tidak sesuai dengan kubutuhan dalam manajemen arsip. Padahal, hal tersebut dibutuhkan. Adapun kebutuhannya seperti kartu kendali, buku agenda masuk, buku agenda surat keluar, buku ekspedisi, kartu pinjam dan lainnya.
Oleh karenanya, penulis berinisiatif membuat E Arsip. Awalnya membuat dengan program access. Pastinya, sistem tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihannya adalah mudah didapatkan, simpel mengoperasikan, dan biaya murah, bahkan gratis (free). Kelemahannya adalah kapasitas terbatas, sehingga tidak memuat banyak dokumen.
Sebenarnya ada tiga model dalam membuat E Arsip. Pertama, model access, sebagaimana model yang sudah dibuat oleh penulis. Kedua, model access berbantuan barcode. Model ini, lebih menekankan pada organisasi besar, karena menekankan pada berkas (arsip) keluar. Fungsi dari barcode adalah memanggil data, sehingga lebih cocok untuk organisasi bisnis, seperti supermarket. Ketiga, model internet, yakni model accessyang diintegrasikan dengan jaringan internet. Hal ini dilakukan, agar keberadaan arsip dapat juga dinikmati oleh khalayak umum.
Saat ini, penulis dalam pengembangan software E Arsip, di mana access sabagai dasar dalam pembuatannya. Pastinya, perlu ada uji coba dan pengembangan terhadap produk tersebut. Kelebihan dari software tersebut adalah mampu menyimpan arsip dalam kapasitas besar, bahkan dapat di-LAN-kan, sehingga antar pengelola arsip dapat saling bertukar informasi. Hal ini dilakukan sebagai solusi bagi E Arsip berbasis access.
Ada empat komponen dasar yang bisa dijadikan pegangan dalam memilih E Arsip. Pertama, kecepatan memindahkan dokumen. Metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen seperti scanning, conversion, danimporting. Kedua, kemampuan menyimpan dokumen. Sistem penyimpanan harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.Ketiga, kemampuan mengindeks dokumen. Memerlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar mudah dipahami oleh pengguna pada saat ini atau pada masa yang akan datang. Metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik, seperti indeks fields, full text indexing, folder atau file structure. Keempat, kemampuan mengontrol akses. Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronis, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu membaca dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di seluruh kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip, seperti kepasitas yang besar dan akses yang fleksibel dan keamanan yang komprehensif (Haryadi, 2009:53).
Prinsipnya,E Arsip memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional.Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan arsip, maka pada E Arsip ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi di dalam bentuk file. Pada prinsipnya, E Arsip tidak menghilangkan pola kearsipan secara manual. Kebutuhan dalam membuat E Arsip, diantaranya berupa hardware dan software. Hal ini dibutuhkan, karena semua dokumen akan disimpan komputer.
Pemeliharaan
Pemeliharaan E Arsip tidak hanya pada perangkat penyimpanannya saja, melainkan juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem komputer yang digunakan untuk membuat arsip.
Arsip elektronik lebih rapuh daripada arsip kertas, maka lembaga harus mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menanganinya. Kondisi penyimpanan E Arsip harus mampu melindungi arsip, membuat arsip lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat penyimpanan elektronik mudah terpengaruh oleh perubahan kelembaban, suhu, dan radiasi maka perlu dijaga stabilitas kondisi lingkungan, perlu dilakukan pengecekan secara periodik guna mengetahui apakah kondisi penyimpanan memadai untuk perangkat penyimpanan elektronik. Perlu juga, harus dilakukan pengecekan integritas seluruh perangkat penyimpanan elektronik untuk menjamin tidak terjadinya kerusakan atau kehilangan data.
Berdasarkan keadaan di atas, maka E Arsip dibutuhkan sumber daya mendukung, seperti arsiparis yang terampil dan saranaserta prasarana yang memadai. Keterampilan arsiparis di antaranya mampu mengoperasikan komputer, sedangkan sarana dan prasarana berupa ruangan yang disesuaikan dengan kebutuhan E Arsip, alat scan, perangkat komputer, dan lainnya.
Sebenarnya, setiap orang di saat ini sudah melakukan E Arsip, minimal menyimpan dokumen di-HP, berupa gambar, pesan, nomor telepon, vedio, mp3, dan lainnya. Bahkan, jika ia memiliki email, maka telah menyimpan setiap dokumen di-email-nya dengan kapasitas lebih besar dibanding dengan memory HP.
E Arsip sangat dibutuhkan pada saat ini, karena perkembangan Teknologi Informasi (TI) menuntut informasi dapat dinikmati oleh masyarakat. Masyarakat dapat mengaksesnya di mana dan kapanpun. Melalui E Arsip, diharapkan lebih menghargai dan memaknai arti sebuah dokumen.
Sumber : Agung Kuswantoro. 2015. Agung Kuswantoro. Jakarta: Salemba Empat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar